SKLADOVÁNÍ DOKUMENTŮ – Vést vlastní sklad s účetní agendou je v mnoha ohledech náročné. Nejedná se jen o hledisko fyzického umístění dokladů, ale také volby vhodného skartačního řádu a pracovní síly řešící denní operativu archivu. Samotná orientace v přeplněném archivu může být obtížná. V minulých letech byla archivace zajištěna formou papírových záznamů a dokumentů, což je forma prostorově poměrně náročná a prostorově poměrně náročná.
Skladování dokumentů je služba určená všem subjektům a organizacím, které chtějí efektivně využít své pracovní prostory k vlastní činnosti, které v důsledku likvidace nebo prodeje nemovitostí opouštějí vlastní prostory, či společnostem které redukují pracovní kolektiv.
Dalším důvodem pro využití služeb komerční spisovny je ukončení činnosti společnosti a dodržení zákonných norem o následném uchování dokumentů.
Vedení vlastního archivu a vlastní spisové služby se může zdát na první pohled levnou a efektivní variantou. Bližší pohled ale ukazuje na mnoho skrytých nákladů, které se na první pohled neprojevují. Tyto náklady jdou k tíži komerční spisovny, ta se stará o běžný provoz archivu, zabezpečení a pojištění uložených dokumentů.
Náklady | Firemní archiv | Komerční spisovna |
---|---|---|
Investice do výstavby archivu nebo stavebních úprav | ANO | NE |
Investice do zařízení archivu (regály, manipulace) | ANO | NE |
Investice do zabezpečení archivu (protipožární, bezpečnost) | ANO | NE |
Investice do vybavení technikou (počítače, scannery) | ANO | NE |
Investice do programového vybavení | ANO | NE |
Investice do pravidelné údržby a revize archivu | ANO | NE |
Náklady na pravidelnou údržbu a revize archivu | ANO | NE |
Náklady na pojištění archivu | ANO | NE |
Náklady na běžný provoz | ANO | NE |
Chcete pomoci s uskladněním dokumentů? Napište nám!