SKENOVÁNÍ DOKUMENTŮ a archivace do elektronické podoby je umožněna novelou zákona o účetnictví v rozšířené formě ze které vyplývá rozšířená podpora elektronické podoby dat. Při zachování povinnosti uchovávat účetní záznamy vyplývající z § 31 (a s tím související významné sankce dle § 37) se skenování dokumentů jeví jako efektivní forma archivace.
Spolu se stále zvyšujícími náklady na standardní formy archivace se v případě skenování dokumentů jedná o moderní a cenově výhodnější metodu uchování dat v elektronické podobě. Celý postup skenování dokumentů se skládá z následujících kroků:
- roztřídění dokumentů v naší spisovně (případně v archivu klienta)
- vytvoření struktury ukládaných souborů pro snadné vyhledávání dle skupin dokumentů
- samotné SKENOVÁNÍ dokumentů do formátů dle požadavků klienta (s možností skenování se standardem OCR)
- zařazení dokladů – vytvoření znakových kódů dle předchozí struktury podle kterých je možno dokumenty řadit a vyhledávat
- uložení písemností na elektronické médium (včetně možnosti cloudového řešení)
- případná skartace převedených dokumentů
Příklady často skenovaných dokladů:
- prvotní doklady vytvářené v denní provozu včetně účetních dokumentů
- podpůrné výkazy pro účetní závěrky
- obchodní a pracovní smlouvy
- dodací a záruční listy
- servisní, inventurní a jiné protokoly
Potřebujete více informací? Napište nám!