SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN je souhrn pravidel kterými se řídí jednotlivé společnosti při nakládání s dokumenty. Spisové řády se mohou lišit podle obchodních nebo výrobních zaměření společností. Jiný spisový řád má výrobní firma a jiný nalezneme u personální agentury nebo měststkého úřadu.

Obecná pravidla skartačních plánů je vždy dobré omezit konkrétními podmínkami každé společnosti, z poměrně obsáhlého (a nepřehledného) seznamu písemností vznikne krátký a konkrétní návod, jak se řídit při práci se všemi doklady, které v dané společnosti vznikají. Lze tím předejít problémům při nesprávném zařazení dokladů archivních lhůt a neoprávněné skartaci.

Pro danou společnost vždy vypracováváme Spisový a skartační řád a Spisový a skartační plán přesně podle individuálních požadavků. Skartační řád je předpis legální likvidace písemností a dokladů, které nemají archivní hodnotu.

Při zpracování vycházíme vždy z vlastních norem dané společnosti v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Skartační plán je vytvořen podle vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

Výhodou vedení vlastní spisové služby je sjednocení práce s dokumenty, v souvislosti s normami kvality ISO je toto sjednocení nezbytným krokem k získání a udržení certifikace.

Příklady skartačních lhůt často vytvářených dokumentů:

• 5 let – účetní záznamy pro vedení účetnictví, inventury, odpisové plány
• 10 let – účetní uzávěrky, daňové doklady plátců DPH
• 30 let – účetní záznamy pro účely důchodového pojištění

Potřebujete připravit individuální plán? Napište nám!