Správce osobních údajů

Společnost Depository s.r.o, Strašice 591, 338 45 Strašice, IČ:  29116864, DIČ: CZ29116864, (dále jen „správce“) Vás tímto v souladu s čl. 12 GDPR informuje o zpracování osobních údajů.

I.            Rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů správci poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu mezi správcem a zpracovatelem,  nebo které správce shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění zákonných povinností správce.

II.            Zdroje osobních údajů

  • přímo od subjektů údajů (registrace a nákupy přes e-shop, e-maily, telefon, chat, webové stránky, kontaktní formulář na webu, sociální sítě, vizitky )
  • distributor
  • veřejně přístupné rejstříky, seznamy a evidence (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, veřejný telefonní seznam )

III.           Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování

  • Adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČ, DIČ) a údaje umožňující kontakt se subjektem údajů (kontaktní údaje – např. kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace)
  • popisné údaje (např. bankovní spojení)
  • další údaje nezbytné pro plnění smlouvy
  • údaje poskytnuté nad rámec příslušných zákonů zpracovávané v rámci uděleného souhlasu ze strany subjektu údajů (zpracování fotografií, použití osobních údajů za účelem personálních řízení aj.)

IV.         Kategorie subjektů údajů

  • zákazník správce (pouze u subjektů registrovaných na e-shopu)
  • zaměstnanec správce
  • dopravce
  • dodavatel služby
  • jiná osoba, které je ve smluvním vztahu ke správci
  • uchazeč o zaměstnání

 

V.            Kategorie příjemců osobních údajů

  • velkoobchodníci
  • finanční ústavy
  • veřejné ústavy
  • zpracovatel
  • státní aj. orgány v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy
  • další příjemci (např. předání osobních údajů do zahraničí – státy EU)

 

VI.            Účel zpracování osobních údajů

  • účely obsažené v rámci souhlasu subjektu údajů
  • jednání o smluvním vztahu
  • plnění smlouvy
  • ochrana práv správce, příjemce nebo jiných dotčených osob (např. vymáhání pohledávek správce)
  • archivnictví vedené na základě zákona
  • výběrová řízení na volná pracovní místa
  • plnění zákonných povinností ze strany správce
  • ochrana životně důležitých zájmů subjektu údajů

 

VII.            Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

Zpracování osobních údajů provádí správce. Zpracování je prováděno v jeho provozovnách, pobočkách a sídle správce jednotlivými pověřenými zaměstnanci správce, příp. zpracovatelem. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování

 

osobních údajů. Za tímto účelem přijal správce technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

 

VIII.       Doba zpracování osobních údajů

V souladu se lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, ve spisovém a skartačním řádu správce či v příslušných právních předpisech jde o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze závazkového vztahu, tak i z příslušných právních předpisů.

 

IX.         Zpracovatelské služby

V rámci podnikatelských aktivit vystupuje správce v konkrétních obchodních vztazích také jako zpracovatel osobních údajů. V tomto případě přebírá zpracovatel od správce osobní údaje:

 

  • Na základě platné smlouvy o spolupráci uzavřené vždy pro jeden konkrétní účel zpracování.
  • Správce osobních údajů, který předává zpracovateli tyto údaje ke zpracování, se zavazuje, že údaje nejsou uchovávány v rozporu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679.
  • Zpracovatel osobních údajů následně pracuje se svěřenými osobními údaji dle platné smlouvy, případně dle konkrétních požadavků správce.
  • Požadavky na úkony týkající se zpracování svěřených osobních údajů může zpracovateli zadávat pouze pověřená osoba správcem.
  • Zpracovatel se zavazuje, že se všemi osobními údaji správce bude nakládat dle uzavřené smlouvy. V případě že ve smlouvě nejsou ošetřeny některé konkrétní úkony nutné ke zpracování svěřených osobních údajů, zpracovatel požádá správce o upřesnění.
  • Zpracovatel nemá právo sám ze svéhorozhodnutí dále nakládat se svěřenými osobními údaji nebo je jakkoli upravovat, či používat ke své činnosti.

 

X.          Poučení

Správce zpracovává údaje se souhlasem subjektu údajů s výjimkou zákonem stanovených případů, kdy zpracování osobních údajů nevyžaduje souhlas subjektu údajů.

V souladu se čl. 6 odst. 1 GDPR může správce bez souhlasu subjektu údajů zpracovávat tyto údaje:

 

  • subjekt údajů udělil souhlas pro jeden či více konkrétních účelů,
  • zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů,
  • zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje,
  • zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby,
  • zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce,
  • zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů.

 

XI.          Práva subjektů údajů

  • V souladu se čl. 12 GDPR informuje správce na žádost subjektu údajů subjekt údajů o právu na přístup k osobním údajům a k následujícím informacím:
    • účelu zpracování,
    • kategorii dotčených osobních údajů,
    • příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny,
    • plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy,
    • veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů,
    • pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

 

  • Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:
    • Požádat správce o vysvětlení.
    • Požadovat, aby správce odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo vymazání osobních údajů.
    • Je-li žádost subjektu údajů podle odstavce 1 shledána oprávněnou, správce odstraní neprodleně závadný
    • Nevyhoví-li správce žádosti subjektu údajů podle odstavce 1, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na dozorový úřad, tedy Úřad na ochranu osobních údajů.
    • Postup podle odstavce 1 nevylučuje, aby se subjekt údajů obrátil se svým podnětem na dozorový úřad přímo.
    • Správce má právo za poskytnutí informace požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí